DOCUMENTOS ADICIONALES
La información que aquí te compartimos esta relacionada con temas y/o documentos de tu interés que serán necesarios en tu día a día como dispatcher.
DNC (VS) DMC
Significado De Estas Tres Terminologias
DNC
(Do Not Contact = No Contactar según su terminología en Inglés)
En la industria de la transportacion terrestre, DNC suele significar "No contactar". Se refiere a una lista o estado que se aplica a empresas o personas a las que no se debe contactar con fines comerciales. Esto puede deberse a diversos motivos, como clientes potenciales que no responden, experiencias negativas previas o solicitudes de la propia empresa o persona.
Por ejemplo, un corredor o despachador puede identificar o marcar a ciertos transportistas (Carriers) como DNC si tuvieron un servicio deficiente, una comunicación poco confiable o problemas con el pago, lo que indica que no se los debe llamar para futuras cargas.
De aquí la importancia de mantener la ética y la profesionalidad mientras ofrecemos nuestros servicios de Dispatcher y también de trabajar con Carriers que sean consecuentes con su trabajo diario y sus servicios a los Brokers, Shippers y/o Receivers.
Cuando un Carrier y/o Dispatcher es incluido en la lista DNC o de "No Contactar" disminuye considerablemente sus posibilidades para obtener cargas. Los Brokers tienen acceso a ellas y lo más probables es que no quieran trabajar con el Carrier y/o Dispatcher cuando están incluidos en esta lista.
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DMC (1)
(Direct Motor Carrier según sus siglas en inglés)
Un DMC (transportista directo) activo se refiere a un transportista que actualmente está operando y autorizado para transportar mercancías. Esto significa que el transportista tiene una autorización operativa válida y activa de organismos reguladores como la FMCSA (Administración Federal de Seguridad de Transportistas) en los EE. UU., y su flota de camiones se está utilizando activamente para transportar carga.
Para ser clasificado como "activo", el DMC debe cumplir los siguientes requisitos:
1. Tener una cobertura de seguro actualizada.
2. Cumplir con los requisitos regulatorios y de seguridad.
3. Mantener un estado activo con su número de transportista (MC) o número USDOT.
4. Estar aceptando y completando activamente asignaciones de carga.
Por el contrario, un DMC inactivo podría no estar autorizado para operar debido a un seguro vencido, registros vencidos, violaciones de seguridad u otros problemas regulatorios.
Como Dispatcher deberás asegurarte que el Carrier al que le estás ofreciendo tus servicios cumpla con todos los requerimientos del FMCSA para evitar inconvenientes en tu día a día de trabajo. Por esta razón, toma tu tiempo antes de comenzar tu trabajo con el Carrier para cerciorarse de que el mismo cumple con los requerimientos legales para operar.
El Carrier puede contactar o llamar directamente al FMCSA para clarificar cualquier récord que no esté actualizado y pedir información sobre cómo corregirlo.
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DMC (2)
(Distribution Management Center según sus siglas en inglés)
Las siglas DMC también son utilizadas para identificar los Distribution Management Center (DMC). Este centro de gestión de distribución (DMC)** es una instalación o centro donde se coordinan las actividades de logística y cadena de suministro, con el objetivo principal de gestionar la distribución de bienes de manera eficiente. Es un centro importante en la cadena de suministro, su estrategia y objetivo es recibir, almacenar y enviar bienes (mercancías). Estos centros garantizan que los productos se entreguen a sus destinos finales de manera oportuna y cuidando la rentabilidad del mismo.
Dentro de las funciones principales de un DMC (Distribution Management Center) vamos a detallar las siguientes para un mejor entendimiento de su operatividad.
1. Gestión de inventario:
Los DMC administran y almacenan el inventario de las mercancias que entran, permanecen y salen de los centros. Esto implica mantener niveles de inventario precisos y utilizar tecnologías como sistemas de gestión de almacenes para garantizar un control de existencias eficiente.
2. Procesamiento de pedidos:
Una de las funciones principales es procesar los pedidos de los clientes, lo que implica seleccionar, empacar y preparar las mercancias para el envío. El DMC garantiza que los pedidos se cumplan de manera rápida y correcta para cumplir con las expectativas del cliente.
3. Coordinación de transporte:
Organizan el transporte de mercancías desde el centro hasta el destino final. Esto incluye trabajar con los transportistas, establecer cronogramas de entrega y optimizar las rutas para minimizar los costos y los tiempos de entrega.
4. Cross-Docking:
Algunos DMC operan utilizando un modelo de cross-docking, donde las mercancías entrantes se descargan de un vehículo y se cargan inmediatamente en los vehículos de salida con un tiempo de almacenamiento mínimo. Este método acelera el proceso de distribución y reduce los costos de mantenimiento de inventario.
5. Gestión de devoluciones:
Los DMC también se encargan de la logística inversa, que implica el procesamiento de mercancías devueltas, el reciclaje y la eliminación. Esta es una parte importante del servicio al cliente y la sostenibilidad de la cadena de suministro.
6. Consolidación y desconsolidación:
Estos centros pueden consolidar envíos más pequeños en otros más grandes para ahorrar en costos de envío o desconsolidar envíos grandes en otros más pequeños para la distribución final.
7. Integración de tecnología:
Los centros de gestión de distribución utilizan tecnología avanzada como sistemas de clasificación automatizados, escaneo de códigos de barras, seguimiento en tiempo real y software de gestión de almacenes para optimizar las operaciones y mejorar la precisión.
Ejemplos de empresas que utilizan DMC:
- **Amazon:** opera una red de DMC que funcionan como centros de cumplimiento, procesando millones de pedidos diariamente y coordinando una logística compleja para una entrega rápida.
- **Walmart:** utiliza centros de distribución para gestionar el inventario y los flujos de la cadena de suministro en toda su red minorista global.
- **FedEx y UPS:** estas empresas operan DMC para facilitar el movimiento de paquetes y carga, centrándose en la eficiencia y la velocidad de los servicios de entrega.
Para resumir, los centros de gestión de distribución (DMC) son una parte integral de las cadenas de suministro en la actualidad. Actúan como un centro que garantiza que las mercancías sean almacenadas, procesadas y distribuidas de manera eficiente a los clientes.
En tu trabajo como Dispatcher vas a encontrar en algunas ocasiones que la entrega y/o las recogidas de las mercancías van a ocurrir en los Centros de Distribución (Distribution Center) en el caso de compañías grandes como Walmart, Publix, Krogers, Amazon, etc.
Generalmente vas a encontrar seguido del nombre de la compañía las iniciales "DC" (distribution center). En la mayoría de los casos son estrictamente por appointments (hora específica para recoger o entregar).
INTERMODAL TRANSPORTATION
(Transportación Intermodal)
El transporte intermodal se refiere al uso de dos o más modos de transporte para transportar mercancías desde el origen al destino.
La esencia del transporte intermodal es la integración de las ventajas de cada modo de transporte para mover carga de manera eficiente, rentable y con un manejo mínimo de la carga al cambiar de modo (arreo, marítimo o terrestre).
Ventajas
1. Eficiencia y rentabilidad: la combinación de modos como el ferrocarril, el barco y el camión puede reducir los costos y mejorar la eficiencia. El ferrocarril y el barco suelen ser más eficientes en cuanto a combustible para distancias largas, mientras que los camiones ofrecen flexibilidad y acceso a una variedad de ubicaciones.
2. Beneficios ambientales: Reduce la huella de carbono al utilizar modos más eficientes energéticamente en largas distancias, como el ferrocarril o las vías fluviales, en comparación con el transporte por carretera únicamente.
3. Flexibilidad: Ofrece a los transportistas la flexibilidad de elegir la mejor combinación de modos de transporte según el costo, el tiempo y los requisitos de servicio.
4. Escalabilidad: Capaz de manejar diferentes volúmenes de mercancías debido a la flexibilidad al combinar diferentes métodos de transporte.
Componentes
- Contenedores: Los contenedores de envío estandarizados son el elemento más visible, diseñados para facilitar la transferencia entre modos sin tener que volver a embalar la mercancía.
- Vehículos: Incluye camiones, vagones, barcos y barcazas específicamente diseñados o adaptados para el transporte intermodal de mercancías.
- Infraestructura de Transporte: Como puertos, terminales ferroviarias y centros logísticos equipados para el manejo y transferencia de contenedores entre modos.
- Tecnología de la información y la comunicación: fundamental para gestionar la logística, rastrear envíos y garantizar transiciones fluidas entre modos.
Modos de transporte
1. Ferrocarril y camión (piggyback): una combinación común, especialmente en el movimiento de carga continental, que aprovecha la eficiencia del ferrocarril para largas distancias y la flexibilidad de los camiones para entregas de última milla.
2. Barco y camión (marítimo/terrestre): Se utiliza para envíos internacionales, donde las mercancías se transportan por vía marítima y luego se transfieren a camiones para su distribución interior.
3. Ferrocarril y barco (transbordo): las mercancías se transportan por ferrocarril a un puerto y luego se transfieren a un barco para su transporte marítimo, comúnmente utilizado para el comercio internacional. En la ultima milla generalmente se utiliza también los camiones.
Desafíos
- Necesidades de infraestructura: Requiere una inversión significativa en terminales, equipos y sistemas especializados para transferir y rastrear contenedores.
- Coordinación entre modos: exige una excelente coordinación y comunicación entre diferentes operadores y modos para minimizar retrasos y garantizar transiciones eficientes.
- Barreras regulatorias y administrativas: los diferentes modos a menudo se rigen por marcos regulatorios distintos, lo que puede complicar las operaciones intermodales.
La integración de estos modos y tecnologías, junto con el creciente comercio global, posiciona al transporte intermodal como un componente crucial de la cadena de suministro global, ofreciendo un enfoque equilibrado para satisfacer las demandas del comercio moderno y la gestión ambiental.
El Formulario W-9 en los Estados Unidos se utiliza principalmente a efectos fiscales. Es un formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) titulado "Solicitud de certificación y número de identificación del contribuyente". Dentro de otros tantos usos podemos enumerar los siguientes:
1. Identificación de Personas o Entidades Estadounidenses: El W-9 es utilizado por individuos o entidades para proporcionar su Número de Identificación del Contribuyente (TIN) a la persona o entidad que debe presentar declaraciones informativas ante el IRS. Esto incluye entidades como autónomos, contratistas independientes y proveedores.
2. Certificación de situación fiscal: El formulario también se utiliza para certificar que el TIN proporcionado es correcto y que la persona o entidad no está sujeta a retención de respaldo (una forma de retención de impuestos para ciertos tipos de ingresos). Esta es una de las razones más importantes por las que los Brokers siempre te solicitan el W9 del Carrier.
3. Reportes de información: las empresas a menudo solicitan un W-9 a los contratistas o proveedores para preparar varios tipos de declaraciones de información, como los formularios 1099, que se utilizan para informar ingresos, dividendos, intereses y otros tipos de pagos. Al término del año el Carrier va a recibir una copia del formulario 1099 que deberá enviar a su contador, sin embargo, si este Carrier utiliza una compañía de Factoring este formulario no será necesario, pues los ingresos que el recibe vienen directamente del factoring por lo que el contador utilizará el número ($) proveniente del depósito realizado por el Factoring.
4. Evita la retención adicional: al presentar un formulario W-9, las personas o entidades pueden afirmar que son contribuyentes estadounidenses y evitar la retención adicional de impuestos.
En general, el W-9 es importante para fines de declaración de impuestos, ya que ayuda a garantizar que se asocie al contribuyente correcto con los ingresos obtenidos y que se informen y paguen los impuestos adecuados.
Este documento es uno de los cuatro documentos que forman parte del paquete que envías al Broker como constancia de la legalidad del Carrier. Aquí te adjunto un ejemplo de formulario W9 que puedes bajar a tu computador y utilizar cuando te sea necesario.
El Bill of Lading (BOL) en una empresa de transporte cumple varios propósitos importantes, entre los que te enumero los siguientes:
1. Recepción de mercancías: Actúa como un recibo emitido por el transportista (Shipper) al remitente (Carrier), reconociendo que el transportista ha recibido las mercancías para su transporte.
2. Título de Bienes: Puede servir como documento de título, representando la propiedad de los bienes. Esto es importante para transferir la propiedad, especialmente en el comercio internacional.
3. Contrato de Transporte: Constituye los términos y condiciones bajo los cuales se transportan las mercancías. Esto incluye detalles sobre la naturaleza de los bienes, el destino y las responsabilidades de las partes involucradas.
4. Evidencia del estado de las mercancías: El BOL describe la condición de las mercancías en el momento de la carga, lo que puede ser crucial si hay una disputa sobre daños durante el tránsito.
5. Instrucciones de Envío: Proporciona información esencial para el manejo y transporte de la mercancía, incluyendo instrucciones especiales si es necesario. Las instrucciones van a depender entre otras del tipo de equipamiento, si es un flatbed refleja que es necesario tarpas, cadenas, etc. Si en su lugar es una carga refrigerada va a especificar la temperatura que debe mantener el Reefer durante la transportación.
6. Declaración de Aduana: En el envío internacional, se utiliza para la declaración de aduana, indicando la naturaleza, cantidad y destino de la mercancía. Esto es en los casos de cruce de frontera a Mexico y Canada.
En resumen, el Bill of Lading (BOL) es un documento crucial en el sector de logística y transporte, ya que garantiza protección legal, claridad y eficiencia en el proceso de envío.
Puede ocurrir que en las cargas de flatbed el shipper no le entregue una copia del BOL al Carrier. En este caso, sugiero le envíes una copia vacía al Carrier para que el shipper o el mismo la complete. El Carrier debe portar un BOL durante la transportación de la mercancía. Cuando el DOT los detiene en la carretera lo más probable es que le pidan una copia del BOL.
Te adjunto una forma vacía en formato PDF para tu record en caso de que lo puedas necesitar.
COMO EL CARRIER OBTIENE SU NUMERO DE DOT / MC
Para obtener un número MC (Motor Carrier / Autotransportista) y un número DOT (Departamento de Transporte) en los Estados Unidos, siga estos pasos:
1. Determina la necesidad: Primero, determina si realmente necesitas estos números. Se requiere un número DOT para vehículos que transportan carga o pasajeros a través de fronteras estatales (comercio interestatal) o ciertos vehículos que operan dentro del estado (dentro de un estado), según las regulaciones estatales. Se requiere un número MC para los transportistas que transportan productos regulados a través de fronteras estatales o para aquellos que brindan transporte por contrato.
2. El Carrier debe registrarse para obtener un número USDOT: - Visite el sitio web de la Administración Federal de Seguridad de Autotransporte (FMCSA - Federal Motor Carrier Safety Administration). - Completar el proceso de registro a través del Sistema Unificado de Registro (URS - United Registration System). - No se cobra ninguna tarifa por obtener un número USDOT.
NOTA: En algunos estados como Texas se requiere un número adicional de DOT, es decir el Carrier que reside en el estado de Texas tendrá además del DOT nacional un número de DOT Estatal. Este se solicita directamente en el estado.
3. Solicitar un Número MC: - Esto también se puede hacer a través del URS del FMCSA. - Hay una tarifa por obtener un número MC, que puedes pagar en línea durante el proceso de solicitud.
4. Proporcione información adicional y cumplimiento: - Es posible que deba enviar información adicional según la naturaleza de su operación. Esto puede incluir presentaciones de certificados de seguros y BOC-3 (Designación de agentes de procesos). - Es necesario el cumplimiento de las normas de seguridad y comerciales.
5. Esperar la aprobación: - Una vez que la solicitud del Carrier esté completa, será revisada por el FMCSA. - Después de la aprobación, el Carrier recibirá sus números MC y DOT.
6. El Carrier debe mantener su información actualizada: - Debe actualizar su información de USDOT y MC cada dos años o cada vez que haya cambios en la información de su empresa a través del Form MC-150.
Recuerda, los requisitos específicos pueden variar según la naturaleza de su negocio y los estados en los que opera. Consulte siempre las pautas más recientes de la FMCSA y de cualquier departamento de transporte estatal relevante.
Te adjunto el link del FMCSA para mas facil acceso a esta información.
QUE HACER CUANDO UN BROKER NO PAGA LA CARGA A UN CARRIER
Si un Broker (corredor de carga) no le paga al Carrier (transportista) por una carga, existen varias opciones que el Carrier puede utilizar para cobrar la carga pendiente de pago. Aqui te enumero algunas de ellas:
1. Comunícate con él Broker: El primer paso es comunicarte directamente con el Broker. Es posible que el impago se deba a un malentendido o error administrativo.
2. Documentación y registros: Asegúrate de que toda la documentación relacionada con la carga esté en orden, incluida la confirmación de tarifa, conocimientos de embarque (BOL), comprobante de entrega, scale ticket (ticket de la pesa) y cualquier correspondencia relevante. Esta documentación será necesaria si se necesitan acciones adicionales.
3. Seguimiento de factura: Si el pago está vencido, envíe una factura recordatorio, posiblemente incluyendo cargos por pagos atrasados si corresponde y se acordó previamente. Las facturas tienen plazos para ser pagadas, generalmente 30, 60, 90 y hasta 120 días.
4. Garantía del Broker: Los Brokers de carga deben tener una fianza o fondo fiduciario (BOND). Si un Broker se niega a pagar, se puede presentar un reclamo contra esta fianza o seguro adicional que tiene el Broker. Este proceso se puede iniciar comunicándose con la agencia que posee el bond. Generalmente el Bond le cubre al broker hasta $75,000 USD.
5. Acción legal: Si el monto es significativo y otras vías han fallado, considere emprender acciones legales. Consultar con un abogado especializado en derecho del transporte puede brindarle orientación sobre el mejor curso de acción.
6. Reportes a las autoridades: Reporte al Broker a los organismos regulatorios y de la industria relevantes como el FMCSA - Federal Motor Carrier Safety Administration (Administración Federal de Seguridad de Autotransportes). El FMCSA se encargará de reclamar y/o auditar al Broker.
7. Informes de crédito: Informar la falta de pago a las agencias de crédito que se centran en la industria del transporte. Esto puede afectar la puntuación crediticia del Broker y alertar a otros Carriers.
8. Resolución alternativa de disputas: Considere la mediación o el arbitraje como una forma de resolver la disputa sin acudir a los tribunales. Algunos acuerdos entre corredor y transportista incluyen cláusulas que requieren arbitraje.
9. Revise el proceso de selección de Brokers: Después de resolver el problema, revise su proceso de selección de Brokers para evitar situaciones similares en el futuro. Esto podría incluir verificar el historial crediticio, leer reseñas y solicitar recomendaciones de otros proveedores.
10. Lee el contrato Broker - Carrier para ver los términos acordados legalmente en caso de arbitraje o reclamo por no pago.
Recuerda, los pasos específicos y su efectividad pueden depender de la jurisdicción y las circunstancias específicas del impago. El asesoramiento jurídico suele ser beneficioso en estas situaciones.
CUALES SON LOS PASOS A TENER EN CUENTA PARA ABRIR UNA COMPANIA DE MOTOR CARRIER (COMPANIA DE CAMIONES)
Abrir una empresa de transporte comprende diferentes requisitos y permisos, que pueden variar significativamente según los servicios específicos que planea ofrecer, ya sea transporte local o interestatal.
La información a continuación es una guía básica que puede ayudarte a organizar tus pasos en el camino de creación de tu compañía de camiones (Freight Carrier)
Registro y Estructura Comercial:
Registro comercial: Debes registrar tu empresa ante el organismo gubernamental correspondiente, ya sea un organismo local, estatal, o agencia federal.
Estructura empresarial: Decide una estructura empresarial (por ejemplo, empresa unipersonal, sociedad, LLC, corporación) y regístrate de acuerdo a esta estructura. Esto afecta tus impuestos, responsabilidad y otros aspectos legales. Cada estado tiene su propia pagina oficial del gobierno para crear la Compania.
Registro de impuestos:
EIN (Número de identificación del empleador): Una vez que has creado tu estructura legal (S Corporation, LLC, etc) necesitarás obtener un EIN (es como el seguro social de la compañía) del IRS a efectos fiscales.
Impuestos Estatales y Locales: Regístrate para cualquier impuesto estatal y local relevante, incluidos los impuestos sobre las ventas y los impuestos sobre la nómina si tienes empleados. Siempre es recomendable consultar o trabajar con un Contador Público en estos casos.
Permisos y Licencias Específicos de la Industria:
Número DOT: Las compañías de transporte necesitan un número DOT (Department of Transportation = Departamento de Transporte) que se obtiene a través del FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Administration) para operaciones intraestatales e interestatales.
Autoridad MC (Autoridad de Autotransportistas): También se obtiene a través del FMCSA, esta autoridad te permite transportar mercancías a través de fronteras estatales (interstate).
Permisos Estatales: Algunos estados pueden requerir permisos adicionales para el transporte intraestatal. Un ejemplo de esto es el estado de Texas que requiere un número de DOT de Texas además del nacional.
Permisos internacionales: Si planeas operar internacionalmente (cruces de fronteras con Mexico y Canada), es posible que necesite permisos adicionales, como una etiqueta del Plan de Registro Internacional (IRP) y calcomanías del Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA).
NOTA: para obtener el IFTA deberas hacerlo específicamente en el estado en el que reside la Compania del Carrier. Cada estado tiene su propia pagina de IFTA.
NOTA: para hacer la registracion del IRP igualmente deberas hacerlo de acuerdo al estado. Aquí te adjunto los links que provee el FMCSA para mas fácil acceso sin embargo recomiendo que busques la pagina especifica para el estado de residencia del Carrier puesto que el FMCSA no tiene toda la información actualizada por estados.
Requerimiento de Seguro (Insurance)
Seguro de responsabilidad civil (Liability Insurance): Requerido para cubrir daños o lesiones a otras personas causados por sus operaciones.
Seguro de Carga (Cargo Insurance): Cubre la mercancía que transportas, es decir, la carga.
Compensación para trabajadores (Worker's Compensation): Si tienes empleados, la mayoría de los lugares requieren que tengas un seguro de compensación para trabajadores. No es obligatorio pero muchas compañías lo requieren.
Seguridad y cumplimiento (Safety and Compliance):
Cumplimiento de seguridad (Safety Compliance): Debe cumplir con las normas de seguridad, que pueden implicar inspecciones periódicas del vehículo, programas de capacitación para conductores y el cumplimiento de las normas de horas de servicio (Lockbook).
Materiales peligrosos (Hazardous Materials): Si transportan materiales peligrosos, se requieren certificaciones y permisos adicionales.
Regulaciones ambientales:
Emisiones (Emissions): Dependiendo de su ubicación, puede haber regulaciones que regulen las emisiones de los vehículos que afecten su flota. Hay estados más estrictos (ejemplo el estado de California) que otros pero en general se exige en todo el país en estos momentos.
Requisitos locales (Local Requirements):
Permisos de zonificación y uso de suelo (Zoning and Land Use Permits): Asegúrate de que tu ubicación operativa esté dividida en zonas para tu tipo de negocio
y obtengas los permisos de uso de suelo necesarios.
Consideraciones internacionales
Esto es algo que debes tener en cuenta cuando consideras operar cruzando mercancía entre fronteras (Canadá y/o México)
Garantía aduanera (Customs Bond): Se requiere si estás importando mercancías a un país.
Licencia de Agente de Carga (Freight Forwarder License): Si actúas como agente de carga en el comercio internacional.
Considere consultar a personal especializado en la industria del transporte para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales. Iniciar una empresa de transporte puede resultar complejo debido a la variedad de regulaciones y permisos necesarios. La clave es investigar cuidadosamente y cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables para garantizar un comienzo sin problemas de sus operaciones comerciales.