tus habilidades, son o no son necesarias en tu desarrollo como dispatcher?
En algunas ocasiones confundimos responsabilidades con habilidades necesarias para desempeñar un proyecto o un trabajo. Una “habilidad” es la capacidad de una persona para hacer una cosa correcta y con facilidad.
De la idea anterior se desprende el hecho de analizar si tenemos las habilidades que se requieren para desarrollar cualquier oportunidad que tengamos delante. Querer hacerlo no es suficiente. Así que lo más pertinente es desprendernos del ego y preguntarnos si tenemos lo que se requiere para desarrollar un proyecto o un trabajo de manera correcta y con facilidad.
Desempeñarnos como dispatcher de cargas para camiones no es en lo absoluto diferente. Ser dispatcher requiere determinadas habilidades para lograr un resultado exitoso. De ellas va a depender en gran medida nuestra operatividad y también nuestros ingresos.
Sin tener presente el orden de estas, en cuanto a nivel de importancia, podríamos decir, que dentro de la lista se destacarían tus habilidades informáticas, un pensamiento analítico, tu atención al cliente, tu habilidad para negociar, rapidez al escribir mecanográficamente, tu comprensión oral, tu habilidad para leer e interpretar, tu establecimiento de prioridades, tu orientación espacial y entre otros tantos, tu memoria.
Para una mejor comprensión, aquí te detallo a que nos referimos en cada uno de los casos.
Informática:
Hablamos de tu habilidad para entender y procesar la tecnología. Esto se traduce en tu capacidad para trabajar adecuadamente con los softwares que demanda el mercado. Nos referimos a los boards de cargas, al completamiento de los paquetes requeridos por los brokers que en muchas ocasiones hay que completarlos a través de un website (link) enviado por el bróker. También los softwares utilizados por las compañías de factoring y/o de seguro. Tu habilidad para encontrar la ubicación del chofer en un mapa (mapa de Google) cuando está desorientado y no sabe hacia donde girar, o no encuentra la dirección del lugar al que va (shipper o reciver). La tecnología juega un papel crucial en este negocio, por lo que tus habilidades en este tema en particular son altamente requeridas.
Pensamiento Analítico:
En ocasiones, tendrás situaciones en las que tu capacidad de análisis jugara un papel muy importante. Crear la logística para llevar un camión de punto A a B y luego a C y D en un mercado de cargas limitadas y crear una combinación de viaje que sea rentable para el dueño del camión, requiere de un pensamiento analítico lógico y ágil a la vez. Sin embargo, esta habilidad en particular se puede desarrollar con el tiempo una vez que aprendes la razón por lo cual se hace y la estrategia a seguir para lograr un resultado exitoso.
Atención al Cliente:
Es importante destacar, que los Carrier o dueños de camiones a los cuales les prestamos o brindamos nuestros servicios son nuestros clientes. La forma en que nos comuniquemos con ellos, nuestra disponibilidad ante sus necesidades profesionales, incluyendo nuestros modales y ética de trabajo, hacen que nuestra habilidad para atenderlos a ellos, nuestros clientes, sea satisfactoria y cree la posibilidad que nos refieran más clientes. Esta habilidad puede hacer, en gran medida, que nuestro negocio de dispatcher crezca considerablemente.
Negociación:
Esta habilidad en particular, aunque es algo que se puede aprender, hay personas que la traen ya incorporada a su sistema mental y les permite obtener resultados mucho más eficaces y rápidos en su día a día de trabajo, conllevando a mayores ingresos en su negocio. Si tú eres de los que no se sienten cómodos negociando, o sienten pena al hacerlo, es importante que consideres desarrollar esta habilidad pues de ella va a depender en gran medida que tus clientes, los Carrier o dueños de camiones, queden satisfechos con la experiencia de trabajar contigo como dispatcher. Muchas veces, nuestro problema radica, en que no aceptamos que nos digan que “no”. Tenemos que aprender a lidiar con el “no”. No pasa nada porque nos digan que ”no”, es parte del proceso de la negociación. Lo importante es lograr llegar a un punto medio en que ambas partes se sientan cómodas, es decir, creamos una situación ganar-ganar para ambos, tanto para el Broker como para el Carrier.
Mecanografía:
Esta habilidad parece simple, sin embargo, es vital para este negocio. La rapidez con seas capaz de escribir en el computador, en tu teléfono o en tu ipad, o simplemente tomando notas mientras estas al teléfono con un Bróker y un Carrier al mismo tiempo, incrementan la efectividad de tu trabajo. Tomar notas mientras estas al habla en el teléfono con un bróker, negociando una carga, te permite tener claro de que se trata la carga y los detalles que son importantes para el Carrier o dueño de camión. Lograr escribir de manera rápida, precisa y clara te hará poder trasmitir la información al Carrier cuando este te pregunte antes de tomar una decisión si acepta o no la carga que se está negociando.
Comprensión Oral:
Durante nuestra comunicación telefónica con el Broker y el Carrier es decisivo que comprendamos correctamente lo que ofrece el Broker y lo que necesita el Carrier. Esto permitirá que tu resultado en la negociación o ante cualquier situación que se pueda presentar te permita salir airoso de tal hecho. Si nuestra primera lengua no es el inglés (para las personas que viven en Estados Unidos), es imprescindible que prestemos mucha atención durante la comunicación verbal. Una mala interpretación puede conllevar a un resultado equivocado o no deseado y hará dudar al Carrier de nuestra capacidad para desarrollarnos como Dispatcher. Durante tu comunicación con el Broker o Carrier presta mucha atención, escucha y no hagas interrupciones innecesarias. Si haces de esto una práctica diaria te permitirá desarrollar la habilidad y por tanto, ser más efectivo en tu comunicación.
Lectura:
Leer correctamente y ser capaz de interpretar lo escrito te ahorra mucho tiempo de trabajo y te permite obtener exitosos resultados. Ante una situación inesperada, en los casos que recibes un email de un Broker, es importante que entiendas la idea de lo que se plantea para poder trasmitirlo correctamente al Carrier. Si no dominas el idioma a la perfección, puedes intentar traducirlo en Google para que puedas pasar el mensaje a Carrier con mas tranquilidad y efectividad en tu comunicación.
Establecimiento de Prioridades:
En los momentos que tienes muchos camiones y te solicitan un servicio o un documento y estas en medio de una vorágine en la que te están solicitando, al mismo tiempo, otra cosa de parte de otro Carrier y estás haciendo muchas cosas a la vez, deberás hacer una pausa y entender o determinar cual tiene prioridad. Nuestra organización y el establecimiento de prioridades nos permite ser altamente efectivo(a). Muchas veces podemos sentirnos abrumados por la carga de trabajo, nuestro objetivo es aprender a manejar este estrés y hacer siempre primero lo que le corresponde hacerse primero. Este establecimiento de prioridades te hará ser un profesional diestro en su trabajo y por supuesto contribuye a tu éxito como dispatcher.
Orientación Espacial:
¿En qué momento es importante esta habilidad? Cuando el Carrier o dueño de camión o chofer se pierde en la carretera y necesitas orientarlo desde un mapa para que el maneje por la mejor carretera o la vía de acceso que sea posible. Tu orientación espacial va a depender de tu rapidez y efectividad para ubicarlo y guiarlo hacia su lugar de destino. Lograr leer el mapa y encontrar su ubicación actual y orientarlo para salir de ese lugar en el que está dependerá de tu habilidad de orientación en el espacio.
Memoria:
La memoria es quien nos hace recordar lo que necesitamos saber en un momento determinado. Esta se utiliza tanto en la vida personal como profesional. Aunque existen muchas herramientas en este negocio que te permiten prescindir de la memoria, es algo que deberás saber utilizar. Recordar la ciudad en la que está el Carrier o para la que va, nos hace lucir profesionales cuando un Broker nos llama y nos pregunta por una carga o nos pide una actualización de la misma. Memorizar lo que el Broker nos dice durante la negociación de la carga nos permite poder trasmitir el mensaje lo mas real posible al Carrier y por su puesto nos ahorra mucho tiempo de trabajo, pues nos evita tener que estar buscando en los papeles o en nuestros archivos para dar una respuesta a una solicitud que nos están haciendo. La memoria se puede entrenar.
La combinación de todas estas habilidades y muchas otras hacen que nuestro trabajo sea efectivo y que obtengamos un resultado exitoso en nuestro negocio de dispatcher. Aunque no logremos o tengamos todas las habilidades necesarias para desarrollar un proyecto, podemos estudiarlas y entrenarlas hasta aprenderlas.
Como diría el escritor y dramaturgo alemán, Friedrich Schiller, “Solamente aquellos que tengan la paciencia de hacer a la perfección lo trivial, podrán adquirir el hábito de ejecutar lo difícil con facilidad”.
Los hábitos, sino se tienen se aprenden. Está en tu disciplina y perseverancia lograr hacerlo.